Hầu hết thời gian, để email trong hộp thư đến hoặc lưu trữ là đủ. Nhưng thỉnh thoảng, bạn sẽ có một email cần truy cập thường xuyên. Trong những tình huống đó, biết cách lưu email dưới dạng PDF sẽ rất hữu ích.
Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản để lưu email thành PDF với các nhà cung cấp email phổ biến. Ngoài ra, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách chỉnh sửa, chuyển đổi và nâng cao tệp PDF bằng một bộ công cụ trực tuyến đáng tin cậy!
Cách lưu email thành PDF trong Gmail, Apple Mail, Outlook và Yahoo Mail?
Cách lưu email thành PDF có thể khác nhau tùy ứng dụng email bạn dùng. Mặc dù có một số khác biệt, các bước nhìn chung khá giống nhau trên hầu hết nền tảng email.
Cách lưu email thành PDF: với Gmail
Nếu Gmail là dịch vụ email chính của bạn, việc chuyển email sang PDF khá đơn giản, dù bạn dùng máy tính hay thiết bị di động.
- Mở Gmail và chọn email bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
- Nhấp vào biểu tượng máy in hoặc chọn 'In' từ menu ba chấm. Đừng lo, bạn sẽ không in gì cả, thao tác này chỉ mở tùy chọn in.
- Trong phần tùy chọn máy in, chọn 'Microsoft Print to PDF' hoặc 'Save as PDF' trong menu thả xuống.
- Nhấp 'In', sau đó đặt tên tệp và chọn vị trí lưu trên thiết bị. Cuối cùng, nhấp 'Save' để lưu email thành PDF.
MẸO: Để tiện hơn, hãy cân nhắc sử dụng Tiện ích mở rộng PDF2Go cho Chrome tích hợp trong Gmail. Tiện ích này giúp bạn tối ưu quy trình làm việc ngay trong Gmail.
Khi soạn email, chỉ cần nhấp vào biểu tượng PDF2Go nhỏ, có màu trong cửa sổ soạn thư. Truy cập các tính năng mạnh mẽ của PDF2Go như chỉnh sửa, chuyển đổi và nén PDF mà không cần rời khỏi giao diện Gmail. Đây là cách đơn giản để tăng hiệu quả làm việc và quản lý tài liệu PDF của bạn.
Cách lưu email thành PDF: với Apple Mail
Apple Mail giúp người dùng trên macOS và iOS dễ dàng chuyển email thành PDF.
- Mở ứng dụng Mail và chọn email bạn muốn chuyển đổi.
- Đi tới File > Export as PDFcho tài liệu.
- Chọn nơi bạn muốn lưu tệp PDF và nhấp 'Save'cho tài liệu.
Người dùng Apple cũng có thể sử dụng PDF2Go trên thiết bị Mac, iOS, Windows và Android để có thêm các tính năng quản lý PDF.
Cách lưu email thành PDF: với Outlook
Outlook cung cấp các cách khác nhau để lưu email thành PDF tùy bạn dùng Windows hay Mac.
Trên Windows:
- Mở Outlook và chọn email bạn muốn chuyển đổi.
- Truy cập 'File' > 'Print'cho tài liệu.
- Chọn 'Microsoft Print to PDF' trong menu thả xuống Printer.
- Nhấp 'In', sau đó đặt định dạng tệp là PDF và nhấp 'Save'cho tài liệu.
Trên Mac:
- Mở Outlook và tìm email bạn muốn lưu.
- Sử dụng Ctrl + Click vào email, sau đó chọn 'In' trong menu thả xuống.
- Ở cuối hộp thoại, nhấp 'PDF' và chọn 'Save as PDF'cho tài liệu.
- Đặt tên tệp PDF, chọn vị trí lưu và nhấp 'Save'cho tài liệu.
Cách lưu email thành PDF: với Yahoo Mail
Người dùng Yahoo Mail cũng có thể dễ dàng chuyển email sang PDF bằng các bước sau:
- Mở Yahoo Mail và mở email bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
- Nhấp vào biểu tượng ba chấm trên thanh công cụ để mở menu thả xuống.
- Chọn 'Print' > 'Save as PDF' > 'Save'cho tài liệu.
Giờ đây bạn có thể dễ dàng lưu trữ hoặc chia sẻ tệp PDF từ Yahoo Mail như bất kỳ tài liệu nào khác.
Cách Chỉnh Sửa, Chú Thích Và Chuyển Đổi Email Đã Lưu Dưới Dạng PDF
Sau khi đã lưu email dưới dạng PDF, việc có một công cụ đáng tin cậy để chỉnh sửa và quản lý là rất quan trọng. Trình chỉnh sửa và chuyển đổi PDF như PDF2Go có thể hỗ trợ bạn rất nhiều.
Xem ngay tại đâycho tài liệu.
Lưu email thành PDF thường nhằm giữ thông tin quan trọng luôn dễ truy cập và được sắp xếp gọn gàng. PDF2Go cung cấp nhiều công cụ giúp làm việc với PDF dễ dàng, bao gồm:
- Chỉnh sửa văn bản & chú thích: Chèn bình luận, chỉnh sửa hoặc tô sáng các phần cụ thể để làm nổi bật thông tin quan trọng bằng PDF Editorcho tài liệu.
- Bảo vệ bằng mật khẩu: Thêm mật khẩu để bảo mật thông tin nhạy cảm trong tệp PDF.
- Chuyển PDF sang Word: Chuyển đổi PDF của bạn thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa để tiếp tục chỉnh sửa.
- Gộp PDF: Kết hợp nhiều tệp PDF thành một tài liệu duy nhất để quản lý tốt hơn.
- Nén PDF: Giảm dung lượng tệp giúp chia sẻ và lưu trữ hiệu quả hơn.
Tổng kết
Lưu email thành PDF là một cách hữu ích để lưu giữ thông tin quan trọng mà bạn có thể cần truy cập thường xuyên. Quy trình khá đơn giản và có thể thực hiện trên cả máy tính và thiết bị di động.
Ngoài ra, sở hữu một trình chỉnh sửa PDF linh hoạt như PDF2Go cho phép bạn tùy chỉnh thêm tệp PDF với chú thích, bảo vệ bằng mật khẩu và các tính năng nâng cao khác, trở thành công cụ quan trọng cho bất kỳ ai thường xuyên làm việc với tài liệu PDF.
Vì vậy, lần tới khi bạn cần lưu một email quan trọng, hãy nhớ các bước đơn giản này để chuyển nó sang PDF và quản lý dễ dàng với công cụ PDF2Go phổ biến khác!
Tại Sao Nên Chọn PDF2Go Để Nâng Cao Tệp PDF Của Bạn?
PDF2Go cung cấp một bộ hơn 20 công cụ PDF được thiết kế để giúp làm việc với PDF dễ dàng và hiệu quả.
Sau đây là một số lý do chính khiến PDF2Go nổi bật:
OCR (Nhận dạng Ký tự Quang học): Trích Xuất Văn Bản Từ Tài Liệu Đã Quét
- Chuyển đổi OCR: Chuyển đổi hình ảnh hoặc PDF đã quét thành văn bản có thể chỉnh sửa, giúp bạn dễ dàng trích xuất và chỉnh sửa thông tin từ tài liệu in.
- Nhiều ngôn ngữ: Hỗ trợ OCR cho nhiều ngôn ngữ, đảm bảo nhận dạng chính xác văn bản cho tài liệu không phải tiếng Anh.
Khả năng truy cập: Làm việc mọi lúc mọi nơi
- Tương thích thiết bị: Sử dụng PDF2Go trên bất kỳ thiết bị nào với bất kỳ trình duyệt nào, không cần cài đặt phần mềm hay tải xuống.
- Giao diện thân thiện: Chỉnh sửa PDF dễ dàng từ Windows, Mac, hoặc Linux, cũng như từ điện thoại hoặc máy tính bảng, tất cả ngay trong trình duyệt.
Tích Hợp Quy Trình Làm Việc Mượt Mà
- Tích hợp lưu trữ đám mây hai chiều: Dễ dàng tải tệp từ Dropbox và Google Drive lên PDF2Go để quản lý và chuyển đổi tệp hiệu quả. Sau khi xử lý, bạn có thể tải ngược các tệp đã chỉnh sửa về lại dịch vụ lưu trữ đám mây ban đầu.
- Truy cập API: PDF2Go cung cấp truy cập API để bạn tích hợp khả năng chỉnh sửa và chuyển đổi PDF vào các ứng dụng của riêng mình.
Nhận Hỗ Trợ Khi Bạn Cần
- Hỗ trợ khách hàng: Nhận hỗ trợ khách hàng 24/7 cho mọi vấn đề hoặc câu hỏi.
- Câu hỏi thường gặp và hướng dẫn chi tiết: Tìm hiểu cách sử dụng các tính năng khác nhau của PDF2Go thông qua các hướng dẫn và bài viết chi tiếtcho tài liệu.
Bảo Mật Và Tuân Thủ: Bảo Vệ Thông Tin Của Bạn
Tại PDF2Go, chúng tôi ưu tiên bảo mật quyền riêng tư và tệp của bạn. Đây là cách chúng tôi bảo vệ dữ liệu của bạn:
- Xóa tệp tự động: Các tệp được tải lên PDF2Go sẽ tự động bị xóa sau 24 giờ hoặc sau 10 lượt tải xuống, tùy điều kiện nào đến trước, đảm bảo dữ liệu của bạn không được lưu trữ lâu hơn mức cần thiết.
- Tùy chọn xóa ngay lập tức: Bạn có tùy chọn xóa ngay lập tức tệp của mình khỏi máy chủ của chúng tôi sau khi tải xuống, giúp bạn toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình.
- Không sao lưu tệp người dùng: Chúng tôi không tạo bản sao lưu cho các tệp của bạn, giúp bảo vệ quyền riêng tư và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
- Cam kết quyền riêng tư: Chúng tôi không giám sát nội dung tệp của bạn nếu không có sự cho phép của bạn. Ngoài ra, do số lượng tệp được xử lý hàng ngày rất lớn, việc xem xét thủ công các tệp là không khả thi.
- Tải xuống an toàn: Tệp chỉ có thể được tải xuống thông qua một URL tải xuống duy nhất, không thể đoán được được cung cấp cho bạn, đảm bảo việc tải xuống luôn an toàn và riêng tư.
- Bản quyền và quyền sở hữu: Bạn giữ toàn quyền bản quyền và quyền sở hữu đối với cả tệp gốc và tệp đã chuyển đổi trong mọi thời điểm.
