PDF-Dateien werden in vielen Branchen und Bereichen eingesetzt; jedoch sind nicht alle PDFs im Hinblick auf Barrierefreiheit gestaltet. Barrierefreie PDFs spielen eine entscheidende Rolle, um Menschen mit Behinderungen einen gleichberechtigten Zugang zu Informationen zu ermöglichen. In diesem Artikel gehen wir genauer auf die Definition einer barrierefreien PDF und ihre Bedeutung ein. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie eine PDF mit Adobe Acrobat Pro und Microsoft Word taggen, damit sie für alle zugänglich ist.
Was ist eine barrierefreie PDF
Eine barrierefreie PDF ist ein Dokument, das so gestaltet ist, dass es von unterstützender Technologie wie Screenreadern gelesen werden kann, die Text in Sprache, Braillezeilen und andere Ausgabegeräte umwandeln. So können Menschen mit Behinderungen Informationen abrufen und Aufgaben erledigen, die sonst schwierig oder unmöglich wären.
Der wichtigste Aspekt bei der Erstellung einer barrierefreien PDF ist der Prozess des Taggings. Beim Taggen einer PDF wird dem Dokument versteckte Metadaten hinzugefügt, die dem Inhalt Struktur und Kontext geben.
Warum PDF taggen
Das Taggen einer PDF ist ein entscheidender Schritt bei der Erstellung eines barrierefreien Dokuments. Wenn Sie eine PDF taggen, geben Sie dem Dokument im Grunde eine Struktur, die es unterstützender Technologie ermöglicht, den Inhalt einfacher zu durchsuchen.
Ohne korrektes Tagging kann eine PDF für Menschen mit Sehbehinderungen oder anderen Einschränkungen schwer oder gar nicht zugänglich sein. Screenreader können Inhalte in der falschen Reihenfolge vorlesen, wichtige Informationen überspringen oder Überschriften, Bilder und andere Elemente, die Kontext und Struktur bieten, nicht erkennen.
Durch das Taggen einer PDF stellen Sie sicher, dass alle Inhalte richtig organisiert und formatiert sind. Das macht das Dokument nicht nur zugänglicher, sondern zeigt auch ein Bekenntnis zu Inklusion und Barrierefreiheit, das in der heutigen digitalen Welt unerlässlich ist.
Merkmale barrierefreier PDF-Dateien
Für Barrierefreiheit gestaltete PDFs weisen eine Reihe von Merkmalen auf, die unter anderem Folgendes umfassen können:
- Durchsuchbarer Text: Bevor die Barrierefreiheit im Dokument behandelt wird, müssen gescannte Bilder mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) in durchsuchbaren Text umgewandelt werden.
- Schriftarten, aus denen Zeichen als Text extrahiert werden können: Die Schriftarten in einer barrierefreien PDF müssen genügend Informationen enthalten, damit Software alle Zeichen korrekt als Text extrahieren kann, auch für andere Zwecke als die Anzeige auf dem Bildschirm.
- Weitere interaktive Funktionen: Hyperlinks und Navigationselemente wie Links, Lesezeichen, Überschriften, ein Inhaltsverzeichnis und eine voreingestellte Tab-Reihenfolge für Formularfelder sind Beispiele für Navigationshilfen, die in einer PDF verwendet werden können, damit Nutzer Informationen effizient abrufen können, ohne das gesamte Dokument lesen zu müssen. Lesezeichen, die aus Dokumentüberschriften erstellt werden können, sind besonders hilfreich, damit Nutzer leicht zu bestimmten Abschnitten springen können.
- Angabe von Dokumentensprache und -titel: Die Angabe der Dokumentensprache in einer PDF ermöglicht es manchen Screenreadern, den aktuellen Sprachsynthesizer auf die passende Sprache umzustellen, sodass Inhalte in verschiedenen Sprachen korrekt ausgesprochen werden.
- Sicherheit, die unterstützende Technologie nicht beeinträchtigt: Der Text einer barrierefreien PDF muss für einen Screenreader verfügbar sein. Die Sicherheitseinstellungen von Acrobat können so konfiguriert werden, dass der Dokumentinhalt geschützt ist, ohne die Fähigkeit des Screenreaders zu beeinträchtigen, den Bildschirminhalt in Sprache oder Braille umzuwandeln.
- Dokumentenstruktur-Tags und korrekte Lesereihenfolge: Dokumentenstruktur-Tags in einer PDF definieren die Lesereihenfolge und kennzeichnen Überschriften, Absätze, Abschnitte, Tabellen und andere Seitenelemente. Die Tag-Struktur ermöglicht es außerdem, Dokumente für die Anzeige in größeren Formaten und auf mobilen Geräten zu skalieren und im Fluss anzuzeigen.
- Alternativtexte für nicht-textuelle Elemente: Bilder und interaktive Formularfelder benötigen Alternativtexte, damit Screenreader-Nutzer sie verstehen können. Ersetzungstexte können aussagekräftigere Beschreibungen liefern als ein reiner Linktext, und QuickInfos sowie Alternativtexte für Bilder können Nutzern mit Lernschwierigkeiten helfen. Gleichwertige Alternativen für Multimedia-Inhalte, einschließlich Audio und Video, müssen ebenfalls bereitgestellt werden.
So machen Sie eine PDF barrierefrei: PDF-Inhalte taggen
Der erste Schritt zur Erstellung barrierefreier PDF-Dateien besteht darin, den Inhalt korrekt zu taggen. Dazu gehört das Kennzeichnen von Überschriften, Absätzen, Tabellen, Bildern und anderen Elementen. Richtiges Tagging ist für die Navigation und das Verständnis des Dokuments unerlässlich.
Ein Screenreader muss zum Beispiel wissen, welcher Teil des Dokuments eine Überschrift ist, um sie dem Nutzer anzukündigen.
Beim Taggen von Inhalten ist es außerdem wichtig, die korrekte Lesereihenfolge sicherzustellen. Die Lesereihenfolge sollte der visuellen Reihenfolge der Inhalte folgen.
Wenn sich beispielsweise eine Tabelle nach einem Absatz befindet, sollte sie auch nach diesem Absatz gelesen werden. Wird die Lesereihenfolge nicht eingehalten, kann dies Nutzer verwirren und das Dokument unzugänglich machen.
So taggen Sie eine PDF-Datei für Barrierefreiheit mit Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro bietet eine integrierte Tagging-Funktion, mit der Nutzer Inhalte in PDFs manuell oder automatisch taggen können.
Um mit Adobe Acrobat Pro Tags zu einer PDF hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie Ihr Tag-Fenster damit Sie Ihr Dokument einfach taggen können.
- Öffnen Sie Ihre PDF-Datei und klicken Sie auf Anzeigen von in der Menüleiste.
- Gehe zu Ein-/Ausblenden, dann Navigationsfenster. Wählen Sie Tags aus der Liste.
- Ein Tag-Baum wird in einem neuen Fenster angezeigt, das an der linken Seitenleiste angedockt ist.
- Um das Tag-Panel zu öffnen, klicken Sie auf das Tag-Symbol.
Automatisches Taggen eines nicht getaggten PDFs
Wenn ein Dokument nicht getaggt ist, wird als Stamm die Meldung Keine Tags verfügbar angezeigt und es erscheint kein Strukturbaum. Manchmal wird ein Dokument von Acrobat nicht als getaggt erkannt, obwohl es im Tag-Panel so aussieht. Um anzugeben, dass das Dokument getaggt ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Tags und wählen Sie Dokument ist getaggtes PDF aus der Liste.
So werden PDFs automatisch getaggt
Um Ihr Dokument automatisch zu taggen, gehen Sie wie folgt vor:
Methode 1:
- Klicken Sie auf Tools Menü.
- Klicken Sie auf Barrierefreiheit im Bereich Schützen & Standardisieren. Die Option Barrierefreiheit wird als Verknüpfung im Navigationsmenü auf der rechten Seite angezeigt.
- Klicken Sie auf Dokument automatisch taggen.
Methode 2:
- Aus dem Tags Panel, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Keine Tags verfügbar.
- Wählen Sie Tags zum Dokument hinzufügen.
So prüfen und korrigieren Sie vorhandene Tags
Das Tag-Panel zeigt alle Tags an, die zu Ihrem aktuellen Dokument gehören. Sie können diese Tags nach Bedarf ändern und erkennen, auf welchen Teil des Dokuments jeder Tag angewendet wird.
So zeigen Sie alle Tags für das Dokument an:
- Öffne das Tags Panel, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf > neben Tags, um alle Tags und einen Strukturbaum anzuzeigen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Tags und wählen Sie Inhalt hervorheben aus der Liste.
- Klicken Sie in der Tag-Struktur auf einen bestimmten Tag und sehen Sie, welcher Inhalt im Dokument damit getaggt ist.
HINWEIS: Adobe Acrobat Pro verfügt über eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung die hilft, Tagging-Fehler und andere Barrierefreiheitsprobleme in einer PDF-Datei zu erkennen. Das Ausführen einer Barrierefreiheitsprüfung ist ein hilfreicher Schritt, um sicherzustellen, dass das PDF vollständig barrierefrei ist.
So taggen Sie eine PDF-Datei für Barrierefreiheit mit Microsoft Word
Verwendung von Word für Windows
- Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie in ein getaggtes PDF konvertieren möchten.
- Gehen Sie zu Datei > Speichern unter.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü "Dateityp" die Option PDF.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen".
- Wählen Sie im Dialogfeld "PDF-Optionen" die Option "Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit" und aktivieren Sie Lesezeichen erstellen mithilfe von und der Überschriften Option.
- Klicken Sie auf "OK", um das Dialogfeld zu schließen.
- Klicken Sie auf "Speichern", um das PDF mit Tags zu speichern.
Word für Mac verwenden
In Microsoft Word für Mac können Sie Ihr Word-Dokument als getaggtes PDF speichern, indem Sie wie folgt vorgehen:
- Datei wählen > Speichern unter (oder drücken Sie Command+Shift+S).
- Geben Sie den Dateinamen in das Feld "Speichern unter" ein und wählen Sie dann den Speicherort für die Datei.
- Wechseln Sie im Dialog "Speichern unter" zum Dateiformat Dropdown-Menü.
- Verwenden Sie die Pfeiltaste nach unten, um die Dateitypen durchzublättern, und wählen Sie PDF.
- Wählen Sie die Option "Am besten für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit (verwendet Onlinedienst von Microsoft)".
- Wählen Sie Sichern.
Fazit: Barrierefreies PDF
PDFs durch korrektes Tagging barrierefrei zu machen, ist entscheidend, damit alle Menschen die enthaltenen Informationen nutzen können, unabhängig von ihren Fähigkeiten.
Wenn Sie die in diesem Beitrag beschriebenen Schritte befolgen, können Sie Ihre PDFs barrierefreier machen und die Nutzererfahrung für alle verbessern. Denken Sie daran, Ihre PDFs zu testen, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen an Barrierefreiheit erfüllen.
Mit diesen Tipps und etwas Übung sind Sie auf einem guten Weg, inklusivere PDFs zu erstellen, die allen zugutekommen. Probieren Sie es einfach aus und sehen Sie, wie leicht es sein kann, barrierefreie PDFs zu erstellen.
