Tệp PDF được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau; tuy nhiên, không phải tất cả PDF đều được thiết kế có tính đến khả năng tiếp cận. PDF thân thiện với người khuyết tật đóng vai trò quan trọng trong việc giúp người khuyết tật có quyền truy cập thông tin bình đẳng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tìm hiểu sâu hơn về định nghĩa PDF thân thiện với người khuyết tật và tầm quan trọng của nó. Ngoài ra, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách gắn thẻ PDF bằng Adobe Acrobat Pro và Microsoft Word để đảm bảo tài liệu có thể truy cập với mọi người.
PDF thân thiện với người khuyết tật là gì
Một PDF thân thiện với người khuyết tật là tài liệu được thiết kế để có thể đọc được bằng công nghệ hỗ trợ, như trình đọc màn hình, có thể chuyển đổi văn bản thành giọng nói, hiển thị chữ nổi braille và các thiết bị khác. Nhờ đó, người khuyết tật có thể truy cập thông tin và thực hiện những tác vụ vốn khó hoặc không thể thực hiện được.
Khía cạnh quan trọng khi làm cho PDF có khả năng tiếp cận là quy trình gắn thẻ. Gắn thẻ PDF là việc thêm siêu dữ liệu ẩn vào tài liệu, cung cấp cấu trúc và ngữ cảnh cho nội dung.
Vì sao cần gắn thẻ PDF
Gắn thẻ PDF là bước quan trọng trong việc tạo tài liệu thân thiện với người khuyết tật. Khi bạn gắn thẻ PDF, về cơ bản bạn đang cung cấp cấu trúc cho tài liệu, cho phép công nghệ hỗ trợ điều hướng nội dung dễ dàng hơn.
Nếu không được gắn thẻ đúng cách, PDF có thể khó hoặc thậm chí không thể truy cập với người khiếm thị hoặc người có khuyết tật khác. Trình đọc màn hình có thể đọc nội dung sai thứ tự, bỏ qua thông tin quan trọng hoặc không nhận diện được tiêu đề, hình ảnh và các thành phần khác vốn cung cấp ngữ cảnh và cấu trúc cho tài liệu.
Bằng cách gắn thẻ PDF, bạn đảm bảo toàn bộ nội dung được sắp xếp và định dạng hợp lý. Điều này giúp tài liệu dễ tiếp cận hơn, đồng thời thể hiện cam kết về tính bao trùm và khả năng tiếp cận, yếu tố rất cần thiết trong bối cảnh số hiện nay.
Đặc điểm của tệp PDF thân thiện với người khuyết tật
Các PDF được thiết kế có khả năng tiếp cận sẽ có một số đặc điểm, bao gồm nhưng không giới hạn ở những điểm sau:
- Văn bản có thể tìm kiếm: Trước khi xử lý khả năng tiếp cận trong tài liệu, các hình ảnh được quét phải được chuyển thành văn bản có thể tìm kiếm bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR).
- Phông chữ cho phép trích xuất ký tự thành văn bản: Các phông chữ trong PDF thân thiện với người khuyết tật phải chứa đủ thông tin để phần mềm có thể chính xác trích xuất tất cả ký tự thành văn bản cho các mục đích khác ngoài việc hiển thị trên màn hình.
- Các tính năng tương tác khác: Siêu liên kết và công cụ hỗ trợ điều hướng Liên kết, dấu trang, tiêu đề, mục lục và thứ tự tab được thiết lập sẵn cho các trường biểu mẫu là ví dụ về các công cụ điều hướng có thể dùng trong PDF để giúp người dùng truy cập thông tin hiệu quả mà không phải đọc toàn bộ tài liệu. Dấu trang, có thể được tạo từ các tiêu đề tài liệu, đặc biệt hữu ích giúp người dùng nhanh chóng chuyển đến từng phần cụ thể.
- Chỉ định ngôn ngữ và tiêu đề tài liệu: Khai báo ngôn ngữ tài liệu trong PDF cho phép một số trình đọc màn hình chuyển bộ tổng hợp giọng nói hiện tại sang ngôn ngữ phù hợp, từ đó phát âm chính xác nội dung ở các ngôn ngữ khác nhau.
- Cài đặt bảo mật không cản trở công nghệ hỗ trợ: Văn bản trong PDF thân thiện với người khuyết tật phải sẵn sàng cho trình đọc màn hình. Cài đặt bảo mật của Acrobat có thể được thiết lập để bảo vệ nội dung tài liệu nhưng không cản trở khả năng của trình đọc màn hình trong việc chuyển văn bản hiển thị trên màn hình thành giọng nói hoặc chữ nổi Braille.
- Thẻ cấu trúc tài liệu và thứ tự đọc phù hợp: Thẻ cấu trúc tài liệu trong PDF xác định thứ tự đọc và nhận diện tiêu đề, đoạn văn, phần, bảng và các thành phần trang khác. Cấu trúc thẻ cũng cho phép tài liệu được thay đổi kích thước và dàn lại (reflow) để xem ở kích thước lớn hơn và trên thiết bị di động.
- Văn bản thay thế cho các phần tử phi văn bản: Hình ảnh và trường biểu mẫu tương tác cần có văn bản thay thế để người dùng trình đọc màn hình có thể hiểu được. Văn bản thay thế có thể cung cấp mô tả có ý nghĩa hơn so với chỉ có văn bản liên kết, và chú giải (tooltip) cùng văn bản thay thế cho hình ảnh có thể hỗ trợ người dùng gặp khó khăn trong học tập. Cũng cần cung cấp các nội dung tương đương cho đa phương tiện, bao gồm âm thanh và video.
Cách làm PDF thân thiện với người khuyết tật: Gắn thẻ nội dung PDF
Bước đầu tiên để tạo tệp PDF có khả năng tiếp cận là gắn thẻ nội dung đúng cách. Việc này bao gồm xác định tiêu đề, đoạn văn, bảng, hình ảnh và các thành phần khác. Gắn thẻ đúng rất cần thiết cho việc điều hướng và hiểu tài liệu.
Ví dụ, trình đọc màn hình cần biết phần nào của tài liệu là tiêu đề để thông báo cho người dùng.
Khi gắn thẻ nội dung, bạn cũng cần đảm bảo thứ tự đọc là chính xác. Thứ tự đọc phải tuân theo thứ tự hiển thị trực quan của nội dung.
Ví dụ, nếu một bảng được đặt sau một đoạn văn, thì nó phải được đọc sau đoạn văn đó. Không tuân theo thứ tự đọc có thể gây nhầm lẫn cho người dùng và khiến tài liệu không thể truy cập được.
Cách gắn thẻ tệp PDF để tăng khả năng tiếp cận bằng Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro cung cấp tính năng gắn thẻ tích hợp cho phép người dùng gắn thẻ nội dung trong PDF thủ công hoặc tự động.
Để thêm thẻ vào PDF bằng Adobe Acrobat Pro, hãy làm theo các bước sau:
- Mở Bảng Tags (Thẻ) để bạn có thể dễ dàng gắn thẻ cho tài liệu.
- Khi tệp PDF đang được mở, hãy nhấp Xem trên thanh menu.
- Truy cập Hiển thị/Ẩn, sau đó Khung điều hướng. Chọn Thẻ từ danh sách.
- Cây thẻ sẽ xuất hiện trong một cửa sổ mới được ghim ở thanh bên trái.
- Để mở bảng Thẻ, hãy nhấp vào biểu tượng thẻ.
Tự động gắn thẻ một PDF chưa gắn thẻ
Nếu một tài liệu chưa được gắn thẻ, nó sẽ hiển thị dòng chữ No Tags Available làm gốc và không có cây cấu trúc nào xuất hiện. Đôi khi một tài liệu có thể không được Acrobat xem là đã gắn thẻ mặc dù trông có vẻ đã được gắn thẻ trong bảng Thẻ. Để cho biết tài liệu đã được gắn thẻ, hãy nhấp chuột phải vào Thẻ và chọn Document is Tagged PDF từ danh sách.
Cách tự động gắn thẻ một PDF
Để tự động gắn thẻ cho tài liệu, hãy làm như sau:
Cách 1:
- Nhấp vào Công cụ menu.
- Nhấp vào Tính dễ tiếp cận nằm trong phần Protect & Standardize. Tùy chọn Accessibility sẽ xuất hiện như một lối tắt trong menu điều hướng bên phải.
- Nhấp vào Autotag Document.
Cách 2:
- Từ Thẻ bảng, nhấp chuột phải vào No tags available.
- Chọn Add Tags to Document.
Cách kiểm tra và chỉnh sửa các thẻ hiện có
Bảng thẻ cho phép bạn xem tất cả thẻ liên quan đến tài liệu hiện tại. Bạn có thể chỉnh sửa các thẻ này theo nhu cầu và xác định phần nào của tài liệu mà mỗi thẻ đang được áp dụng.
Để xem tất cả các thẻ của tài liệu:
- Mở công cụ Tags bảng, giữ phím Control và nhấp vào > nằm cạnh Thẻ để hiển thị tất cả thẻ và cây cấu trúc.
- Nhấp chuột phải vào Tags và chọn Highlight Content từ danh sách.
- Nhấp vào một thẻ cụ thể trong cây thẻ và xem nó đang gắn thẻ phần nào trong tài liệu.
LƯU Ý: Adobe Acrobat Pro có tích hợp sẵn trình kiểm tra khả năng truy cập giúp xác định lỗi gắn thẻ và các vấn đề về khả năng truy cập khác trong tệp PDF. Chạy trình kiểm tra khả năng truy cập là một bước hữu ích để đảm bảo PDF có thể truy cập đầy đủ.
Cách gắn thẻ tệp PDF để đáp ứng khả năng truy cập bằng Microsoft Word
Sử dụng Word cho Windows
- Mở tài liệu Word bạn muốn chuyển đổi thành PDF đã gắn thẻ.
- Vào Tệp > Lưu dưới dạng.
- Trong danh sách thả xuống "Lưu dưới dạng loại", chọn PDF.
- Nhấp vào nút "Tùy chọn".
- Trong hộp thoại "Tùy chọn PDF", chọn "Document structure tags for accessibility" và chọn Tạo dấu trang bằng và tùy chọn Tiêu đề .
- Nhấp "OK" để đóng hộp thoại.
- Nhấp "Save" để lưu PDF có thẻ (tags).
Sử dụng Word cho Mac
Trong Microsoft Word cho Mac, bạn có thể lưu tài liệu Word thành PDF có thẻ (tagged PDF) bằng cách thực hiện các bước sau:
- Chọn File > Save As (hoặc nhấn Command+Shift+S).
- Nhập tên tệp trong Save As ô văn bản, sau đó chọn nơi bạn muốn lưu tệp.
- Trong hộp thoại Save As, chuyển đến File Format danh sách thả xuống.
- Dùng phím mũi tên xuống để duyệt qua các loại tệp và chọn PDF.
- Chọn nút radio "Best for electronic distribution and accessibility (uses Microsoft online service)."
- Chọn Save.
Kết luận: PDF hỗ trợ truy cập
Làm cho PDF hỗ trợ truy cập thông qua việc gắn thẻ đúng cách là rất quan trọng để đảm bảo mọi người đều có thể truy cập và sử dụng thông tin bên trong, bất kể khả năng của họ.
Bằng cách làm theo các bước được trình bày trong bài viết này, bạn có thể giúp PDF của mình hỗ trợ truy cập tốt hơn và cải thiện trải nghiệm người dùng cho tất cả mọi người. Hãy nhớ kiểm tra PDF để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn về khả năng truy cập.
Với những mẹo này và một chút luyện tập, bạn sẽ nhanh chóng tạo được các tệp PDF mang tính bao trùm hơn, mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Vậy tại sao không thử và xem việc tạo PDF hỗ trợ truy cập có thể đơn giản như thế nào?
