PDF đã trở thành tiêu chuẩn trong thế giới số, được dùng cho mọi việc từ lưu trữ và chia sẻ tài liệu đến điền biểu mẫu hoặc tạo sách điện tử. Tuy nhiên, không phải tất cả PDF đều giống nhau. Bạn có biết thực ra có 3 loại PDF chínhkhông? Từ những tệp đơn giản đến các biểu mẫu PDF tương tác và động, việc hiểu các loại PDF khác nhau là điều cần thiết với bất kỳ ai làm việc với tài liệu số.
Các loại PDF
Trong 30 năm qua, PDF đã phát triển và bổ sung thêm nhiều định dạng tệp vào bộ sưu tập của mình. Nhằm hỗ trợ nhiều loại hình doanh nghiệp và trường hợp sử dụng hơn, sáu tiêu chuẩn PDF bổ sung đã được thêm vào dựa trên ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế). Tiêu chuẩn PDF được điều chỉnh bởi ISO 32000-1. Tiêu chuẩn này quy định các thông số kỹ thuật cho PDF và cách chúng nên được sử dụng. Tiêu chuẩn PDF phù hợp nhất cho tài liệu của bạn phụ thuộc vào cách bạn lưu trữ, chia sẻ và sử dụng nó.
Đọc thêm về các tập con PDF tại đâycho tài liệu.
PDF có thể được phân loại thành ba loại khác nhau dựa trên nguồn gốc. Phương thức tạo cũng quyết định khả năng truy cập nội dung (văn bản, hình ảnh, bảng) trong PDF.
3 loại PDF:
- PDF "thật" hoặc PDF chuẩn
- PDF quét
- PDF có thể tìm kiếm
1. PDF "thật" hoặc được tạo kỹ thuật số
PDF thật (còn được gọi là PDF được tạo kỹ thuật số) được tạo bằng phần mềm như Microsoft Word, Excel hoặc sử dụng chức năng "in ra PDF" trong các chương trình đó. Chúng bao gồm văn bản và hình ảnh.
Các PDF này nên được xem là có hai lớp: lớp hình ảnh và lớp văn bản. Lớp hình ảnh hiển thị tài liệu sẽ trông như thế nào khi in, trong khi lớp văn bản là văn bản có thể tìm kiếm, được chuyển từ tệp Word gốc sang tệp PDF mới.
Một trong những ưu điểm chính của PDF được tạo kỹ thuật số là chúng có thể được chỉnh sửa dễ dàng và định dạng lại. Bạn có thể thay đổi văn bản, hình ảnh, bố cục hoặc giao diện tài liệu. Tuy nhiên, việc có thể chỉnh sửa trên tệp PDF hay không phụ thuộc vào phần mềm bạn dùng để mở tệp PDF.
PDF thật có thể được chỉnh sửa bằng nhiều chương trình, bao gồm cả các trình chỉnh sửa PDF trực tuyến dễ truy cập. Với nhiều tính năng và tùy chọn, các công cụ trực tuyến như PDF2Go sẽ giúp bạn quản lý PDF một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể chuyển PDF sang các định dạng tệp khác và ngược lại.
PDF "thật" hoặc PDF được tạo kỹ thuật số là định dạng linh hoạt và ổn định, có thể dùng để chia sẻ và cộng tác tài liệu, xuất bản, biểu mẫu và đơn từ, sổ tay, lưu trữ và bảo quản, báo cáo và bài thuyết trình. Chúng có thể chỉnh sửa hoàn toàn, có thể tìm kiếm và hỗ trợ tính năng tương tác, phù hợp với nhiều trường hợp sử dụng.
2. PDF "chỉ hình ảnh" hoặc PDF quét
Chỉ hình ảnh hoặc PDF quét là phiên bản số của tài liệu giấy được quét bằng máy quét hoặc thiết bị chụp ảnh số khác. Các PDF này về cơ bản là hình ảnh của tài liệu gốc, vì vậy chúng không thể chỉnh sửa hoặc định dạng theo cách giống như PDF chuẩn hoặc PDF tương tác. Tuy nhiên, chúng vẫn có thể được ghi chú và tô sáng bằng trình đọc hoặc trình chỉnh sửa PDF.
Vì tài liệu PDF chỉ hình ảnh chỉ chứa các trang đã được quét, không có lớp văn bản bên dưới nên các tệp PDF này không thể tìm kiếm. Văn bản của chúng thường không thể sửa đổi hoặc đánh dấu. Một PDF "chỉ hình ảnh" có thể được biến thành có thể tìm kiếm bằng cách áp dụng OCR nhờ đó một lớp văn bản được thêm vào, thường nằm dưới lớp hình ảnh trang.
Lưu ý: Để có thể chỉnh sửa tệp "PDF quét" bạn có thể dùng trình chuyển đổi PDF sang Word phần mềm tích hợp OCR (nhận dạng ký tự quang học).
3. PDF có thể tìm kiếm
PDF có thể tìm kiếm là một loại tệp PDF cho phép người dùng tìm kiếm văn bản cụ thể trong tài liệu. Các tệp PDF có thể tìm kiếm thường được tạo bằng OCR (Optical Character Recognition). OCR chuyển đổi văn bản trong hình ảnh hoặc tài liệu đã quét thành văn bản mà máy có thể đọc được. Phần văn bản đã nhận dạng sẽ được thêm vào dưới dạng một lớp văn bản trên lớp hình ảnh. Văn bản trong tài liệu PDF có thể tìm kiếm có thể được chọn, sao chép và đánh dấu.
Quy trình này thường được thực hiện thông qua phần mềm OCR dành cho máy tính, ứng dụng di động hoặc dịch vụ dựa trên webcho tài liệu.
PDF có thể tìm kiếm là lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp và tổ chức, vì chúng là công cụ rất hữu ích cho bất kỳ ai cần nhanh chóng tìm thông tin trong các tài liệu lớn.
